Informe de relavamiento

Informe de relevamiento


Entrevista:

1) Nombre de la empresa
2) ¿A que rubro pertenece? ¿A que se dedica?
3) Condición frente al IVA
4) ¿Cuántos empleados tiene la empresa? ¿Cuáles son sus funciones?
5) ¿Trabaja con socios?
6) ¿Trabaja con algún software actualmente? ¿De que se encarga?
7) ¿Qué servicios ofrece a sus clientes?
8) ¿Con que tipo de documentación trabaja?
9) ¿Como administra su documentación?
10) Sectores involucrados de la empresa.

Informe:
La empresa es un estudio contable y esta registrada como responsable inscripto en la AFIP .No trabaja con socios.

Empleados
Dispone de 5 empleados que realizan los siguientes roles:

Empleado 1:
Pagos: Personales de la empresa, librería, insumos.
Procesamiento de facturas: Los clientes mandan sus facturas para saber cuanto vendió, cuanto compro etc., de ahí salen los cálculos se usan para la liquidación de impuestos y la contabilidad.
Otras: llamadas, atención al cliente, manejo de fondos chicos.

2-Cadete:
Trámites bancarios instituciones
Gestiones para clientes: hacer distintos tramites en las instituciones oficiales para los clientes (sus tramites) x Ej.: inscripción de una sociedad en la DGI.
Otros: Archivar documentos

3 y 4 -
Procesamiento de facturas
Confección de balances: Se muestra en el cuanto debe la empresa a alguien, cuanto le deben a la empresa, cuanto gano o cuanto perdió en un periodo de un año.
Liquidación de impuestos: A partir de diferentes documentos (facturas, etc.) del cliente o empresa, se llega ver un importe a pagar o a favor.
Declaraciones juradas: Se genera un documento para cada impuesto en donde se dice cuanto se deberá pagar.

5-Contadora:
Liquidación de sueldos: se encarga de parte de los empelados de la empresa que se esta asesorando (seguridad social o previsional) sus jubilaciones, sueldos, etc.
Contabilidad: Se registra su la actividad de la empresa, lo que gasta, vende compra, paga.
Balances:
Declaraciones juradas,
Asesoramientos al cliente.

Jefe (titular): coordina, dispone, da órdenes, asesora, estudia.

Áreas y manejo de la empresa:

Al llegar un cliente nuevo a la empresa el proceso es el siguiente:

Asesoramiento contable impositivo en base a su actividad:

Al llegar el cliente a la empresa se le pide papelería, facturas, documentos. Se le hace una entrevista donde se ve a quien le vende la empresa, a quien compra, como se maneja, cual es
su tamaño.
Se le pasa un honorario y se empieza a trabajar. El contador le dice cuando pagar sus impuestos, liquida sus impuestos sus balances y se le comunica depende del impuesto cuanto tiene que pagar y se realiza una declaración jurada respetando al cliente .El objetivo es poder hacer que el cliente pague lo menos posible dentro de la ley sus impuestos



Para lograr esto, la empresa trabaja con Documentos impositivos/contables, listados, documentación comercial.

Actualmente la empresa maneja archivos en PC y archivos en biblioratos.
Los archivos que están en PC son los que tiene que ver con los sueldos, contabilidad.
Los archivos que están en papel son los comprobantes de pago, recibos de sueldos, balances.

Las áreas de trabajo están divididas en :

-Jefe
-Procesamiento de facturas
-Contabilidad
-Sueldos




Cobranza

La empresa factura todos los meses los honorarios, cobra por mes vencido. Se factura como Inscripto, se puede cobrar en efectivo o con cheques. Los honorarios se pactan en la entrevista inicial. A los 3 meses de no pagar , se lo cita al cliente y se suspende el servicio.


Software

La empresa usa dos software actualmente, el primero tiene dos módulos, uno de gestión (IVA y contabilidades) y el segundo modulo se encarga de gestionar los sueldos de los empleados de los clientes.
Se decidió usar un segundo software con el fin de modernizarse (actualmente en periodo de prueba) se encarga de las contabilidades, los impuestos y los sueldos, las mismas funciones pero mas moderno.


Se estaría necesitando un software extra que gestione a los clientes.

Uno de los problemas que presenta la empresa es el de no poder organizar eficientemente la delegación de tareas a realizar. Por eso se estaría necesitando un software que pueda manejar, ordenar y gestionar la relación con los clientes. La empresa busca poder tener un registro de lo que pidió cada cliente, lo que comunicó, para poder avisar y gestionar de acuerdo al empleado las novedades en el estudio

El sistema tiene que ir reportando diariamente las novedades de cada cliente, los pendientes, etc. Tiene que darme un listado de las novedades por cliente y por empleado. Se tendrá que registrar un empleado con un cliente asignado.

Cuando llega una novedad, se tiene que poder avisar al empleado, que se le designo una novedad, cada cliente corresponde a un empleado.
Debe poder consultarse.


Se tendrá un vencimiento para cada tarea a realizar cuando llega una novedad.

ABM de los clientes:
Tiene que poder registrar datos de los clientes-
Muestra las novedades y se actualiza mostrando que se hizo , quien lo hizo y cuando en el estudio.