Diagrama de casos de uso

Propuesta tecnica y funcional

Propuesta técnica y funcional

Introducción:

Luego de la investigación realizada a la empresa se podría llegar a la conclusión de que la empresa tiene conflictos para organizar la delegación de tareas a los empleados y llevar un buen registro de las tareas realizadas.

Solución:

Se pensó en desarrollar un sistema capas de manejar, ordenar y gestionar la relación con los clientes. Se podrá tener un registro de lo que pidió cada cliente, lo que comunico, para poder avisar y gestionar de acuerdo al empleado las novedades en el estudio.
El sistema reportara diariamente las novedades de cada cliente, los pendientes, etc.

Tendrá que generar un listado de novedades por cliente y por empleado. Se tendrá que registrar un empleado con un cliente asignado.

Cuando llega una novedad se tiene que poder avisar al empleado que se le designo una novedad, cada cliente corresponde a un empleado. Debe poder consultarse.

Se tendrá un vencimiento para cada tarea a realizar.

Módulos:

Clientes:
Este modulo servirá para poder gestionar a los clientes, regístralos, eliminarlos, actualizar información sobre ellos y sus actividades.

o Facturación y cobranza:
Con este modulo podrá facturar los honorarios por mes.
Se encargara de la facturación a los clientes, y la administración de la cuenta corriente con los mismos.

• Tareas:
  Este modulo se encargara de la administraron de las tareas según cliente o empleado .Podrá agregar, eliminar o modificar las tareas.
  
  
• Empleados:
  Este modulo se encargara de registrar eliminar o actualizar empleados del estudio Además se podrá ver las tareas que se le han sido delegadas
  
  
• Estadísticas

Fechas de entrega:

La fecha de entrega del sistema será el 20/09/09

Garantías:
Se garantiza que el sistema funcionara a la perfección, será intuitivo y fácil de usar tanto para los empleados como para el jefe.Ante cualquier dificultad dentro del plazo de los 6 meses el problema será atendido.

Capacitación:

Se brindara una capacitación especial para los empleados que usen el sistema Esta consistirá reuniones como usted la elija, se realiza a domicilio, en la empresa.

La capacitación tendrá un límite de 5 empleados por reunión.

La duración de cada reunión será de 80 minutos por grupo de empleados.

Documentación Incluida:

Manual: El sistema incluye un manual para el usuario, es una guía para usar el programa. Contiene el detalle de cada aplicación y como usarla.

Ayuda online: Además del sistema, se entregara un programa on-line que especifica como usar el programa. Además es capas de recibir dudas o consultas sobre el uso del programa

Equipamiento propuesto:

Se necesitara de una red de 5 maquinas para poder intercomunicar a los empelados. También se necesitara de 2 impresoras.
El software recomendado para las maquinas ser Windows Xp en adelante.
Se necesitará que las impresoras sean multifunción, es decir que puedan escanear, fotocopiar, imprimir.

Servicios opcionales:

o Mantenimiento:
Una vez que el sistema fue entregado y se encuentra en funcionamiento será mantenido por el plazo de 3 meses sin cargo .Pasados los 3 meses el cliente decidirá si seguirá con el mantenimiento, con un precio adicional.

o Carga inicial:

Una vez que el sistema esta instalado, se podrá contar con el servicio de una carga inicial de datos en el sistema.

o Capacitación extra:

Se brindara una capacitación especial para los empleados que usen el sistema Esta consistirá en 3 horas de reuniones como usted la elija.
Será abonada adicionalmente.

Requerimientos tecnicos y funcionales

Luego de realizar la entrevista de relevamiento , surgieron los siguientes requerimientos:


Requerimientos técnicos

Se necesitara de una red de 5 maquinas para poder intercomunicar a los empelados de la empresa y además reducir tiempos. También se necesitara de 2 impresoras.


Requerimientos funcionales

Facturación clientes estudio
Administración de clientes

Administración cuenta corriente cliente/estudio
Administración de tareas
Administración empleados

Estadísticas

Informe de relavamiento

Informe de relevamiento


Entrevista:

1) Nombre de la empresa
2) ¿A que rubro pertenece? ¿A que se dedica?
3) Condición frente al IVA
4) ¿Cuántos empleados tiene la empresa? ¿Cuáles son sus funciones?
5) ¿Trabaja con socios?
6) ¿Trabaja con algún software actualmente? ¿De que se encarga?
7) ¿Qué servicios ofrece a sus clientes?
8) ¿Con que tipo de documentación trabaja?
9) ¿Como administra su documentación?
10) Sectores involucrados de la empresa.

Informe:
La empresa es un estudio contable y esta registrada como responsable inscripto en la AFIP .No trabaja con socios.

Empleados
Dispone de 5 empleados que realizan los siguientes roles:

Empleado 1:
Pagos: Personales de la empresa, librería, insumos.
Procesamiento de facturas: Los clientes mandan sus facturas para saber cuanto vendió, cuanto compro etc., de ahí salen los cálculos se usan para la liquidación de impuestos y la contabilidad.
Otras: llamadas, atención al cliente, manejo de fondos chicos.

2-Cadete:
Trámites bancarios instituciones
Gestiones para clientes: hacer distintos tramites en las instituciones oficiales para los clientes (sus tramites) x Ej.: inscripción de una sociedad en la DGI.
Otros: Archivar documentos

3 y 4 -
Procesamiento de facturas
Confección de balances: Se muestra en el cuanto debe la empresa a alguien, cuanto le deben a la empresa, cuanto gano o cuanto perdió en un periodo de un año.
Liquidación de impuestos: A partir de diferentes documentos (facturas, etc.) del cliente o empresa, se llega ver un importe a pagar o a favor.
Declaraciones juradas: Se genera un documento para cada impuesto en donde se dice cuanto se deberá pagar.

5-Contadora:
Liquidación de sueldos: se encarga de parte de los empelados de la empresa que se esta asesorando (seguridad social o previsional) sus jubilaciones, sueldos, etc.
Contabilidad: Se registra su la actividad de la empresa, lo que gasta, vende compra, paga.
Balances:
Declaraciones juradas,
Asesoramientos al cliente.

Jefe (titular): coordina, dispone, da órdenes, asesora, estudia.

Áreas y manejo de la empresa:

Al llegar un cliente nuevo a la empresa el proceso es el siguiente:

Asesoramiento contable impositivo en base a su actividad:

Al llegar el cliente a la empresa se le pide papelería, facturas, documentos. Se le hace una entrevista donde se ve a quien le vende la empresa, a quien compra, como se maneja, cual es
su tamaño.
Se le pasa un honorario y se empieza a trabajar. El contador le dice cuando pagar sus impuestos, liquida sus impuestos sus balances y se le comunica depende del impuesto cuanto tiene que pagar y se realiza una declaración jurada respetando al cliente .El objetivo es poder hacer que el cliente pague lo menos posible dentro de la ley sus impuestos



Para lograr esto, la empresa trabaja con Documentos impositivos/contables, listados, documentación comercial.

Actualmente la empresa maneja archivos en PC y archivos en biblioratos.
Los archivos que están en PC son los que tiene que ver con los sueldos, contabilidad.
Los archivos que están en papel son los comprobantes de pago, recibos de sueldos, balances.

Las áreas de trabajo están divididas en :

-Jefe
-Procesamiento de facturas
-Contabilidad
-Sueldos




Cobranza

La empresa factura todos los meses los honorarios, cobra por mes vencido. Se factura como Inscripto, se puede cobrar en efectivo o con cheques. Los honorarios se pactan en la entrevista inicial. A los 3 meses de no pagar , se lo cita al cliente y se suspende el servicio.


Software

La empresa usa dos software actualmente, el primero tiene dos módulos, uno de gestión (IVA y contabilidades) y el segundo modulo se encarga de gestionar los sueldos de los empleados de los clientes.
Se decidió usar un segundo software con el fin de modernizarse (actualmente en periodo de prueba) se encarga de las contabilidades, los impuestos y los sueldos, las mismas funciones pero mas moderno.


Se estaría necesitando un software extra que gestione a los clientes.

Uno de los problemas que presenta la empresa es el de no poder organizar eficientemente la delegación de tareas a realizar. Por eso se estaría necesitando un software que pueda manejar, ordenar y gestionar la relación con los clientes. La empresa busca poder tener un registro de lo que pidió cada cliente, lo que comunicó, para poder avisar y gestionar de acuerdo al empleado las novedades en el estudio

El sistema tiene que ir reportando diariamente las novedades de cada cliente, los pendientes, etc. Tiene que darme un listado de las novedades por cliente y por empleado. Se tendrá que registrar un empleado con un cliente asignado.

Cuando llega una novedad, se tiene que poder avisar al empleado, que se le designo una novedad, cada cliente corresponde a un empleado.
Debe poder consultarse.


Se tendrá un vencimiento para cada tarea a realizar cuando llega una novedad.

ABM de los clientes:
Tiene que poder registrar datos de los clientes-
Muestra las novedades y se actualiza mostrando que se hizo , quien lo hizo y cuando en el estudio.